Comme ce sont les employés qui contribuent fortement au développement d’une entreprise, vous devez donc leur apporter votre appui. En effet, ils s’occupent de différentes tâches pour entrer en interaction avec les clients afin d’assurer le bon fonctionnement de la société. Afin d’alléger leur travail, il est conseillé d’utiliser un outil dédié aux gestions des ressources humaines. C’est pour cette raison que la plateforme MyPeople Doc a été conçue. Cet outil a pour but de faciliter la tâche au maximum avec une gestion efficace des ressources humaines. Dans ce guide, nous vous expliquons en détail son fonctionnement.
Présentation générale de MyPeople Doc
Comme dit précédemment, MYPEOPLE DOC est un outil dédié aux ressources humaines. Il est présenté par une plateforme digitale facile à utiliser afin de faciliter leurs tâches. Créé en 2008, cet outil destiné au management des RH fonctionne via un système Software-as-a-Service. Cela permet à une organisation de mieux gérer sa communication interne et ses opérations RH.
Ce service digital aide également les sociétés à proposer des services plus professionnels grâce aux indicateurs de performance qu’il procure. Sachez que ce logiciel est accessible depuis une tablette ou un smartphone. Pratique et efficace, Mypeople Doc est désormais très utilisé par de nombreuses entreprises notamment pour traiter des documents.
Plusieurs sont les raisons qui encouragent ces firmes à solliciter ce service digital. Grâce à cet outil, il est devenu plus facile de :
- Archiver et sécuriser les documents dans un coffre-fort électronique personnel ;
- Envoyer et recevoir les fichiers par voie électronique ;
- Économiser de la place et du papier ;
- Gagner du temps.
Il est à noter que la conservation des documents est assurée par la Caisse des Dépôts Arkhineo, qui est une filiale du groupe Caisse des Dépôts français.
Les étapes de création d’un compte MyPeople Doc
Une fois que vous avez choisi d’utiliser Mypeopledoc, vos salariés bénéficient chacun d’un coffre-fort virtuel. Pour cela, quelques démarches sont à suivre. Vous devez d’abord vous rendre sur MyPeopledoc.com pour accéder à la plateforme d’archivage électronique et de digitalisation des processus RH. Inscrivez-vous sur le portail d’authentification puis cliquez sur le bouton « Demander une invitation ». Il faudra ensuite remplir le champ d’informations y compris votre mail et confirmer la demande.
Après cela, vous recevrez un lien pour pouvoir accéder à votre outil virtuel. Cliquez sur ledit lien et veuillez entrer le mail et le mot de passe fournis par votre organisation. Une fois terminé, votre coffre-fort virtuel numérique personnel MyPeople Doc est à présent actif. Vous pouvez ainsi y stocker vos documents professionnels comme vos fiches de poste pour le recrutement, vos bulletins de paie, vos fiches d’entretiens, vos contrats et avenants de travail.
Le fonctionnement de l’outil en ligne Mypeople doc
Grâce au coffre-fort électronique personnel, vous pouvez y conserver plusieurs documents. Il vous est possible de les renommer et de les classifier via un système de libellés pour une navigation simplifiée. Vous avez aussi la possibilité de partager vos fichiers déposés dans votre coffre-fort à des tiers. Il est à noter que les données stockées ne doivent pas peser plus de 250 Mo, car la capacité de l’espace de stockage est de 10 Go.
Par ailleurs, l’utilisateur peut supprimer les dossiers qu’il ne veut plus conserver en les plaçant dans la corbeille. Cependant, il peut toujours restaurer ceux qu’il a retirés par erreur en procédant à leur récupération. Mais pour les supprimer définitivement, il faudra vider la corbeille.
En outre, Mypeople Doc vous donne également la liberté d’accéder à votre historique d’utilisation. Celui-ci est gardé sur un délai de 30 jours pour vous permettre de suivre régulièrement les actions effectuées sur votre compte.